Выставки являются исключительно эффективным средством, способствующим развитию предприятия. Однако далеко не все экспоненты понимают всю важность участия в выставочных мероприятиях. Этим объясняется зачастую несерьезное отношение к подготовительному этапу, который сводится лишь к аренде помещения и стенда. В итоге значительно снижается положительный эффект от участия в экспозиции. И наоборот, потратив деньги и время на серьезную предвыставочную рекламу (публикации в СМИ, проведение конкурсов, лотерей, участие в семинарах, посвященных теме экспозиции и т. д. ) и оригинальный дизайн стенда, экспоненты получают результат, оправдывающий все затраты.
Важнейшим моментом в подготовке выставки является установление контакта с ее организаторами.
Необходимо не только подписать договор об аренде, но и поинтересоваться программой околовыставочных мероприятий, договориться о расположении и конфигурации стенда и т. д.
Зарубежная практика показывает, что выполнение комплекса предвыставочных мероприятий оправдывает себя. Как сообщает Центр исследований выставочной индустрии (CEIR), аренда помещения «потребляет» лишь 25% выставочного бюджета, а большая часть остальных средств тратится на маркетинговую программу. Эти данные подтверждаются и исследованиями Ассоциации торговых выставок Германии (AUMA): на аренду выставочного павильона приходится около 20% затрат экспонента, а на различные рекламные и маркетинговые мероприятия перед выставкой — 12%.